Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Organisasi ~ Serba Serbi Dunia Kita

Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Organisasi

I Komang Ariana (NIM. 1004505015)

Jurusan Teknik Elektro Program Studi Teknologi Informasi

Fakultas Teknik

Universitas Udayana, 2010

Abstrak

Teknologi Informasi sangat dibutuhkan di dalam operasional dari organisasi maupun perusahaan bisnis. Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu fungsi dari organisasi terbagi menjadi 5 elemen fungsi yaitu: 1). Fungsi Operasional, 2). Fungsi Monitoring and Control, 3). Fungsi Planning and Decision, 4). Fungsi Communication, dan 5). Fungsi Interorganisational. Seluruh peranan teknologi informasi dalam berbagai lapisan tersebut tidak akan berjalan baik tanpa adanya tata kelola dan manajemen teknologi informasi yang baik, karena pada dasarnya tujuan pemanfaatan teknologi informasi adalah untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

Kata kunci: Fungsi Operasional, Fungsi Monitoring and Control, Fungsi Planning and Decision, Fungsi Communication, dan 5). Fungsi Interorganisational, dan tujuan pemanfaatan teknologi informasi.

1. Pendahuluan

Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam mengambil keputusan. Telah diketahui bersama bahwa sebagai obyek studi dan penelitian ilmiah. Dengan kata lain, di negara-negara yang sudah maju, informasi dengan segala aspek penanganannya telah mulai menuju kearah berkembangnya ilmu informasi, yang biasanya dikenal dengan nama “informatika”.

Komputer telah menambah teknologi baru dan canggih pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi dengan menggunakan komputer akan lebih mempunyai manfaat yang besar. Sesungguhnya pentingnya informasi bagi pimpinan organisasi bukanlah merupakan hal yang baru. Sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pula informasi telah selalu diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk membantunya melakukan tugasnya selaku pimpinan organisasi. Perkembangan yang pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari banyak faktor, salah satu diantaranya adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik kegiatan yang terorganisasi maupun yang tidak terorganisasi menunjukkan adanya peningkatan. Berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan kegiatan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut.

Dewasa ini pemanfatan teknologi informasi telah melingkupi segala bidang. Hal ini tidak bisa dipungkiri lagi karena aspek – aspek otomatisasi yang canggih mampu membuat segala pekerjaan menjadi lebih praktis. Perkembangan suatu organisasi saat ini sangat bergantung pada teknologi informasi yang diaplikasikan. Teknologi informasi sudah menjadi pilihan utama dalam menciptakan sistem informasi suatu organisasi yang tangguh dan mampu melahirkan keunggulan kompetitif di tengah persaingan yang semakin ketat dewasa ini. Investasi di bidang teknologi informasi dalam suatu organisasi umumnya dimaksudkan untuk memberikan kontribusi terhadap kinerja individual anggota organisasi dan institusi.

Penggunaan teknologi informasi (TI) dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan TI haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan TI mampu meningkatkan efisiensi sebuah organisasi? Pemanfaatan IT untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, juga mengalami perubahan. Jika awalnya cenderung ke masalah citra organisasi, maka saat ini TI menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era global dan Good Governance. Contoh aktual adalah pengembangan e-Government. Para pengambil keputusan menjadi faktor yang paling dominan dalam kebijakan pengembangan TI di masing-masing organisasi. Pemahaman terhadap visi organisasi dan pengetahuan dalam visi TI dari pimpinan, saling terkait dalam menentukan jenis perangkat TI yang akan diimplementasikan untuk mendorong kemajuan organisasinya. Namun keputusan pilihan perangkat TI apapun yang diambil akan mengakibatkan terjadinya perubahan. Perubahan yang tejadi dalam organisasi bukan hanya dari segi effisiensi kerja tetapi juga mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan organisasi. Banyak contoh yang menunjukan kegagalan implementasi TI lebih didominasi oleh faktor pengguna seperti : tidak cocok dengan budaya, etika, atau politis yang selama ini telah berjalan di organisasi, keterbatasan keahlian, atau bahkan penolakan atas perubahan. Oleh karena itu pemilihan jenis TI yang diterapkan benar-benar perlu disesuakan dengan kondisi organisasi yang bersangkutan.

2. Pembahasan

2.1. Teknologi Informasi

Di dalam kamus besar bahasa Indonesia, teknologi yaitu metode ilmiah untuk mencapai tujuan praktis; ilmu pengetahuan terapan; keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yg diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut O’Brien (2006:28) teknologi adalah suatu jaringan komputer yang terdiri atas berbagai komponen pemrosesan informasi yang menggunakan berbagai jenis hardware, software, manajemen data, dan teknologi jaringan informasi. Menurut Aji (2005:6) informasi adalah data terolah dan sifatnya menjadi data lain yang bermanfaat dan biasa disebut informasi. Informasi, di dalam kamus besar bahasa Indonesia memiliki arti penerangan; pemberitahuan; kabar atau berita tentang sesuatu; keseluruhan makna yg menunjang amanat yg terlihat di bagian-bagian amanat itu.

Banyak istilah yang berhubungan dengan teknologi informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering digunakan adalah sistem informasi manajemen, sistem informasi manajemen berbasis komputer, teknologi informasi (TI), teknologi komputer, manajemen informasi dan sistem informasi. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif (Jogiyanto:2003).

2.2. Organisasi

1) Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan “organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.”

2) Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakan “organisasi ialah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.”

3) Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan “organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

Organisasi adalah struktur atau system perserikatan secara formal yang terdiri antara dua orang atau lebih dimana di dalamnya terdapat pembagian kerja yang terstruktur dan terkoordinasi untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah :

1) Adanya komponen ( atasan dan bawahan)

2) Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang)

3) Adanya tujuan

4) Adanya sasaran

5) Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati

6) Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas

Menyangkut hal itu pengertian organisasi juga merupakan sekumpulan orang -orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

2.3. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Organisasi

Pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan.

Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya.

Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.

Selain itu implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat.

Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka.

Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu:

1) Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

2) Fungsi Monitoring and Control mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3) Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.

4) Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

5) Fungsi Interorganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan system informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.

2.4. Pemilihan Jenis TI

Perubahan yang tejadi dalam organisasi bukan hanya dari segi effisiensi kerja tetapi juga mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan organisasi. Banyak contoh yang menunjukan kegagalan implementasi TI lebih didominasi oleh faktor pengguna seperti : tidak cocok dengan budaya, etika, atau politis yang selama ini telah berjalan di organisasi, keterbatasan keahlian, atau bahkan penolakan atas perubahan. Oleh karena itu pemilihan jenis TI yang diterapkan benar-benar perlu disesuakan dengan kondisi organisasi yang bersangkutan. Pemilihan Teknologi Informasi seperti apa yang akan dibangun harus dibangun sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam Majalah SWA no. 10/XXIII hal. 44 (http://www/swa.co.id) dikemukakan bagaimana membangun sistem Teknologi Informasi (TI) yang ideal, yaitu :

1) Harus tahu visi dan misi perusahaan. Sistem Teknologi Informasi yang dibangun harus sejalan dengan visi dan misi tersebut.

2) Menentukan system teknologi informasi seperti apa yang dibutuhkan. Ini perlu dirumuskan dengan jelas, apakah Teknologi Informasi itu dibutuhkan secara sophisticated atau sekedar pendukung.

3) Harus mampu memilih system Teknologi Informasi yang tepat yang mampu mengakomodasikan semua kebutuhan perusahaan. Di sini diperlukan survey terlebih dahulu.

4) Proyek Teknologi Informasi bukan sekedar proyek orang IT, tapi harus menjadi proyek perusahaan sehingga perlu melibatkan semua pihak dalam perusahaan.

Masih dari majalah SWA yang sama pada halaman 56 dikemukakan beberapa hal yang diperlukan untuk membangun unit Teknologi Informasi yang ideal yaitu :

1) Idealnya, unit TI ini diisi tenaga muda, karena mereka akan mendorong inovasi, dinamis, dan berpikiran terbuka.

2) Harus memiliki business process knowledge/business sense, tujuannya agar mereka mampu menciptakan inovasi yang usable, alias bisa dipakai dalam bisnis.

3) Memiliki metodologi manajemen proyek dan disiplin, tujuannya supaya setiap proyek berjalan tepat waktu.

4) Memiliki skill update, agar mereka selalu mengikuti perkembangan terbaru di dunia TI dan senantiasa melakukan benchmark terhadap best practice.

5) Jangan melihat TI sebagai dewa penyelamat, sebab TI hanyalah merupakan alat

6) Dalam mengimplementasikan TI harus disadari bahwa sesungguhnya tengah melakukan manajemen perubahan (change management).

7) Strategi komunikasi an pemahaman bisnis jauh lebih penting ketimbang TI itu sendiri.

8) Boleh berinovasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Namun inovasi dalam batas-batas yang sudah menjadi standarisasi perusahaan. Standarisasi dibutuhkan untuk efisiensi.

9) Tim TI bukanlah komunitas yang terisolasi.

10) Jangan pernah hanya berpikir secara teknologi. Bermainlah sebagai pemain pemasaran bersama pelaku bisnis.

2.5. Implementasi Teknologi Informasi pada Beberapa Organisasi atau Perusahaan

2.5.1. Implementasi Teknologi Informasi di PT. Kalbe Group

Belum lagi megaproyak yang dilakukan oleh group Kalbe untuk mewujudkan sistem integrasinya. Mereka telah menyiapkan cetak biru (blue print) TI hingga tahun 2012, nantinya manajemen bisa memperoleh informasi yang terintegrasi dari semua sistem company Kalbe secara real time, on demand, anytime dan anywhere, begitu juga, para pelanggan bisa berinteraksi via Web, dan prinsipal bisa mengakses laporan dengan mudah.

Perusahaan farmasi terbesar di Tanah Air ini menjadikan keberadaan TI bukan sekadar enabler, tapi harus menjadi akselerator pengembangan bisnis perusahaan. Cetak biru TI yang disusun Grup Kalbe tersebut cukup komprehensif, mulai dari sistem Supply Chain Management (SCM) terintegrasi hingga Customer Relationship Management (CRM). Sebagai sebuah proyek besar berjangka menengah, maka pengerjaan proyek ini tidak bisa sekaligus. Selain dilakukan secara bertahap, pengerjaan proyek juga diprioritaskan untuk anak usaha yang memiliki skala bisnis besar. Berikut ini adalah cetak biru TI Kalbe hingga tahun 2012:

• Sistem integrasi penuh SCM

• Penerapan aplikasi Business Intelligence on demand bagi semua pihak baik internal maupun eksternal

• Penerapan seamless Enterprise Resource Planning (ERP) di semua anak perusahaan

• Penerapan sistem CRM yang efektif.

Rencana Pengembangan dan Proyek TI yang Sedang Dilakukan Kalbe saat ini adalah:

1) Integrasi sistem untuk lima perusahaan farmasi, yakni: PT Kalbe Farma Tbk.; PT Finusol Prima; PT Bifarma Adiluhung; Innogene Kalbiotech Pte. Ltd.; dan PT Dankos Laboratories. Diproyeksikan selesai pada 2009.

2) Masuk ke proyek integrasi sistem TI inti dengan sistem distribusi. Ditargetkan pada 2010, semua perusahaan sudah memiliki sistem TI yang terintegrasi dengan unit distribusi.

3) Mengembangkan layanan procurement menjadi centralized procurement. Jadi pembelian akan diseragamkan, disentralisasi dalam satu tempat.

4) Penerapan CRM korporat sehingga mampu memberikan informasi kepada masyarakat secara komprehensif, mengenai produk hingga solusi.

2.5.2. Infrastruktur TI di PT Frisian Flag Indonesia

Berbeda dengan group Kalbe, untuk menopang kebutuhan bisnisnya yang berkembang, PT Frisian Flag Indonesia melakukan berbagai pembenahan di bidang TI mulai dari peningkatan infrastruktur TI, implementasi e-SCM dan penggantian sistem ERP. Beberapa tantangan dan masalah yang mereka hadapi adalah:

1) Kegiatan pengadaan barang, pengiriman, hingga transaksi belum bias dilakukan secara terintegrasi.

2) Belum terintegrasinya perusahaan secara virtual dengan para vendor, pelanggan dan mitra bisnis.

3) Sistem back office/ERP yang ada (Prism) tidak bisa lagi menopang kebutuhan dan proses bisnis.

Untuk menghadapi itu PT FFI ini mengganti sistem inti lama mereka (Prism) dengan ERP dari SAP. Selanjutnya menerapkan e-SCM yang berjalan paralel dengan ERP. Infrastruktur jaringan juga ditingkatkan. Selain itu, tengah menerapkan penggunaan teknologi RFID. Dari solusi tersebut mereka dapat mencapai efisiensi, penghematan biaya dan hubungan mitra yang lebih kuat. Transaksi sudah bias dilakukan secara online dan real time. Perusahaan dapat terhubung dengan 150 distributor melalui Web.

3. Kesimpulan

1. Teknologi informasi berperan penting dalam menjamin tercapainya tujuan organisasi.

Implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi.
Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu fungsi dari organisasi terbagi menjadi 5 elemen fungsi yaitu: Fungsi Operasional, Fungsi Monitoring and Control, Fungsi Planning and Decision, Fungsi Communication, dan Fungsi Interorganisational.
Perubahan yang tejadi dalam organisasi bukan hanya dari segi effisiensi kerja tetapi juga mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan organisasi. Oleh karena itu pemilihan jenis TI yang diterapkan benar-benar perlu disesuakan dengan kondisi organisasi yang bersangkutan.